– Hur kan de plötsligt sänka priset med 50%?! Det enda vi kunde få ur säljaren sist var ju på höjden ett oförändrat pris, sa kunden med bestörtning.
Kunden var upprörd och menade att det var bedrägligt. Det är mer regel än undantag att vi ser denna typ av agerande på transportmarknaden. Och det finns rationella förklaringar. Framför allt visar det dock på vikten av att kontinuerligt genomföra upphandlingar av sin logistik och inte minst transportflödena.
I dialoger med kunder om transportkostnader får vi ofta höra att det inte behövs någon upphandling:
– Vi har redan bra priser som vi har förhandlat fram med vår nuvarande transportör, är ett vanligt svar när vi frågar om företaget har säkerställt att de har rätt pris för rätt tjänst.
Från vår sida talar vi givetvis i egen sak när det gäller just upphandlingar men det finns bra och starka skäl att ta det på allvar. Grundläggande är att även små prisökningar över tid kan växa till betydande summor. Därför är det viktigt att kontinuerligt följa upp, stämma av och justera utifrån det aktuella marknadsläget.
Anledningarna till detta är många:
Rätt produkt och tjänst
Det finns köpare som av olika skäl tillämpar ett avtal (en tjänst) för alla typer av gods. Här behöver man tänka till utifrån faktisk sändningsstatistik – kan delar skickas med paketavtal, Groupage, LTL, Partload, FTL? Det finns också specialiserade tjänster och transportörer för europallar och fulla lastbilar (FTL).
Inom kurir existerar också olika typer av tjänster eller produkter beroende på ledtidskrav och storlek. Ofta kan alternativ som klassificeras som economy täcka behovet och därmed generera besparing. Detta är en av aspekterna som kurirerna själva använder i jämförelseanalyser gentemot sina konkurrenter.
Geografi
En annan frågeställning är geografi. Oberoende av transportslag och vare sig distribution sker i Sverige, Norden, Europa eller världen så är aktörerna olika effektiva på olika geografier. Det kan bero på att transportören inte har någon egen kapacitet i nämnd region utan själv i sin tur förlitar sig på underleverantörer.
Detta gäller även kurirer som i många geografier använder underleverantörer för upphämtning och utleverans. Att upphandla och jämföra priser från flera aktörer och regioner är ett effektivt sätt att identifiera de mest konkurrenskraftiga alternativen. För att modellen ska fungera i praktiken krävs dock att den även kan hanteras effektivt och konsekvent i den operativa bokningsprocessen.
Fasta kostnader
En annan viktig faktor för att genomföra upphandlingar kontinuerligt är att 3PL-aktörer, exempelvis PostNord, DSV och DHL, har en betydande andel fasta kostnader kopplade till sina etablerade nätverk. Dessa omfattar bland annat terminalstruktur, personal, sorteringskapacitet, IT-system, mjukvara och fasta transportupplägg. Förändringar i volymer och marknadsförutsättningar gör därför att en löpande upphandling och omförhandling är viktig för att säkerställa att man som köpare har konkurrenskraftiga villkor.
För att täcka dessa fasta kostnader behöver aktörerna nämligen volymer och därav finns det alltid ett incitament att ta in mer volym. Aktörerna kan också drabbas av obalanser i sina nätverk, exempelvis om de förlorar en större kund. Detta kan skapa en lägre nyttjandegrad av befintliga resurser, vilket leder till ökade kostnader. Dynamiken i marknaden innebär därför att det som gällde förra året inte nödvändigtvis gäller nu och i kombination med höga fasta kostnader kan kontinuerliga upphandlingar effektivt utmana detta och leda till signifikanta kostnadsbesparingar för transportköpare.
Kraftig prissänkning
Att en aktör kan halvera sina priser över en natt, bara för att man utsätts för konkurrens i form av en upphandling, framstår möjligen som märkligt och rentav bedrägligt i mångas ögon. Förklaringen ligger dock i hur stora organisationer ofta fungerar.
En säljare som efter ett kundmöte glatt konstaterar att han just sänkt priset med 30 % skulle sannolikt inte bli särskilt långvarig. Resultatet i form av stora prissänkningar är i praktiken politiskt omöjligt för en leverantör att försvara internt om man inte har utsatts för en transparent konkurrenssituation genom en upphandling. Om däremot priserna blir transparenta i jämförelse med konkurrenterna i en upphandling, så öppnas möjligheten i samma organisation att sänka priserna rejält (utan att säljaren, eller cheferna, får gå). Detta bör ge dem som menar att det räcker att bjuda in befintlig leverantör för en genomlysning av prisläget anledning att tänka om.
Hur ser det ur i er verksamhet?
Om ni också ser potentialen i ett mer strukturerat och kontinuerligt arbete med transportupphandlingar, men kanske saknar tid, kompetens eller verktyg för att genomföra det fullt ut, kan vi hjälpa till.
Vi kan stötta i utvalda delar eller ta ett komplett ansvar för hela processen – från analys och upphandling till implementering. Tveka inte att kontakta oss för en första dialog om era utmaningar och möjligheter.
